Mi intención con este ensayo es analizar el conocimiento adquirido durante el primer curso del programa de Maestría en Administración de Proyectos y sus aplicaciones en mi trabajo diario.
Inicialmente voy a dar un pequeño perfil de la empresa, como se organiza y la función que yo desempeño, esto con el propósito de dar una introducción al ambiente donde espero aplicar los conocimientos aprendidos.
Por aspectos de confidencialidad de la empresa no se incluyen ilustraciones ni imágenes capturadas
La compañía
Orange Business Services pertenece al grupo France Telecom, OBS es el área encargada de servicios corporativos, llámese transporte de datos, soluciones de voz, videoconferencia, teleprescencia, redes globales y comunicaciones de máquina a máquina. La red abarca 166 países con 1468 puntos de presencia globalmente. Es la red privada de datos con mayor cobertura geográfica en el mundo.
Globalmente emplea a más de 200,000 personas, la oficina en Costa Rica se inscribió luego de abrirse el monopolio de las comunicaciones, nuestra oficina consta de 6 empleados basados en Costa Rica con responsabilidades regionales para Centroamérica y el Caribe.
Para mas información sobre Orange Business Services visite www.orange-business.com
Este curso me ha ayudado a entender que Orange tiene muy arraigada la estructura para administración de proyectos por el volumen que se maneja, generalmente hay en proceso mas de 2000 proyectos a nivel global, al ser una compañía en el área tecnológica también se adoptan conceptos del ITIL (http://www.itil-officialsite.com/AboutITIL/WhatisITIL.aspx), de esta forma la estructura de la empresa se divide en una oficina de proyectos encargada de nuevas solicitudes y cambios, y en una parte orientada a las operaciones y servicio al cliente, por lo que estamos en una organización combinada.
La compañía a través de la oficina de proyectos (llamada internamente "Service Transition") ha tratado de estandarizar e incluso automatizar en lo posible la administración de los proyectos.
Como hemos aprendido, cada proyecto es único, esto también nos lo dice la experiencia, sin embargo, al haber bases comunes para el desarrollo de los proyectos (por ejemplo los proyectos en cada país comparten los mismos proveedores para algunos entregables), la compañía se enfoca en tratar de utilizar la misma metodología pero adaptada a cada país.
En nuestro caso el alcance lo define el cliente en el contrato, los costos se definen por medio de cotización con los proveedores y se acuerda el presupuesto para cada proyecto, el tiempo se calcula basado en un histórico de los proyectos y el promedio del tiempo que han tomado para cada país. Queda a disposición del cliente si requiere un tiempo de entrega menor se cotiza y evalúa con los proveedores su viabilidad. Todas estas fases las cubre el área de ventas y pretenden disminuir las funciones del administrador del proyecto, que debe enfocarse en desarrollar el proyecto bajo esas condiciones sin tener que mediar directamente en la negociación.
Nuestras funciones
Los proyectos que se desarrollan por parte de la compañía son para clientes a nivel mundial por lo que generalmente incluyen varios países, el soporte a estos proyectos se divide a través de diferentes regiones, en nuestro caso desde Costa Rica damos soporte a los proyectos de Centroamérica y el Caribe.
El manejo de los proyectos a nivel local se hace a través de una herramienta de software que es uno de los mayores activos de proceso de la organización, básicamente puede considerarse un ERP (enterprise resource planner - http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning) .
En nuestro proceso, el acta de constitución del proyecto consiste en un nuevo registro en esa herramienta, ya que incluye el enunciado de trabajo, detalles técnicos, presupuesto asignado y proveedores. Este nuevo registro nos alerta que tenemos un nuevo proyecto en nuestras manos.
Esta herramienta además muestra el detalle de los entregables de cada proyecto, muestra el entregable, la persona o ente asignado a cada tarea y un estado de cada entregable. La herramienta además facilita áreas para el registro de eventos para agregarlos a los activos de procesos de la organización, estos registros se pueden hacer por cada entregable o para el proyecto en general.
También se usa esta herramienta como medio de comunicación ya que es la fuente primaria de información para los encargados a nivel global ya que tiene una pantalla de fácil acceso donde se puede ver el estado de cada entregable, con esto se puede hacer una evaluación rápida del avance del proyecto.
Nuestras funciones incluyen asignar los entregables a los proveedores específicos, monitorear y controlar su avance, actualizar el estado de los entregables en la herramienta y tenemos la función de comunicación directa con el cliente. Una vez que los entregables están listos para ser trasladados al cliente, se incluyen las referencias en esta herramienta, se cierra el proyecto y se procede a hacer la transferencia a operaciones.
La oficina de proyectos en nuestro caso funciona como estación meteorológica, tenemos herramientas que nos permiten visualizar nuestros proyectos y la cantidad de entregables agrupados en 4 categorías:
- No iniciado (importante ver si se ha retrasado el inicio por alguna eventualidad)
- A tiempo (de acuerdo al estimado inicial)
- Por vencer en las próximas 1-2 semanas (para poder darles prioridad)
- Tarde (se venció el plazo para su entrega y está afectando el proyecto por estar demorado)
La compañía también proporciona un reporte semanal del estado general de los proyectos, cantidad de proyectos culminados y cuales han cumplido las metas de alcance y tiempo, una herramienta adicional se encarga de reportar cuales proyectos han culminado con éxito con base en el costo y otro reporte nos indica la calidad por medio de encuestas de satisfacción al cliente.
Mensualmente se hace una revisión por cada región para poder analizar los proyectos basándose en estos reportes mencionados anteriormente, y de ahí poder recopilar la información de lecciones aprendidas para implementar cambios de proceso o acciones correctivas.
Aspectos que el curso a ayudado a identificar como áreas de mejora
Hay problemas que los conocimientos adquiridos en este curso espero me ayuden a resolver :
- La base de datos de eventos no se toma en cuenta a la hora de iniciar nuevos proyectos
Uno de los principales contribuyentes a los activos de proceso de la organización son las lecciones aprendidas, esto porque cada proyecto nos deja nuevas lecciones. En nuestro caso las lecciones aprendidas quedan documentadas pero no son consultadas al iniciar nuevos proyectos, esto hace que una de las principales entradas de los grupos de proceso en la gestión de integración del proyecto simplemente sea olvidada.
Mi meta en este punto es desarrollar un registro paralelo de las lecciones aprendidas fuera de nuestra herramienta de software para enriquecer los activos de proceso y sobre todo aplicar las lecciones aprendidas en los nuevos proyectos.
- La importancia de la comunicación contínua
Al iniciar el proyecto mi práctica normal es darle un estimado en tiempo al cliente y comunicarme con ellos hasta que ese tiempo ha transcurrido, este tiempo es diferente para cada país y lo estimo basado en mi experiencia y al análisis previo hecho por los proveedores. El análisis del curso en la gestión de comunicaciones ha hecho evidenciar la importancia de la comunicación contínua para el cliente.
En este punto mi meta es mejorar la frecuencia de las comunicaciones con el cliente para asegurarme que ellos puedan planificar debidamente ya que indudablemente mi proyecto es un entregable para el proyecto final del cliente.
- El análisis de resultados mensual y las lecciones aprendidas se hace por región
El análisis mensual de los resultados de proyectos nos dan mucha información, en nuestra región los utilizamos para hacer cambios en nuestros procesos internos, sin embargo esta información se maneja solamente en nuestra región, por lo que este importante activo de proceso no está totalmente en manos de la organización si no que solamente en un área específica. Mi meta es proporcionar un informe del análisis y las lecciones aprendidas a las demás regiones para que puedan aplicarlas. De igual forma incentivar a otras regiones a que realicen este mismo trabajo para enriquecer a la organización.
- El acta de constitución de proyecto no incluye el juicio de expertos
El acta de constitución en nuestro caso llega a un sistema de información, lo que nos da las pautas a seguir durante la implementación, sin embargo ocasionalmente no incluye ningún análisis técnico, esto hace que en algunas ocasiones recibamos proyectos cuyo alcance no es factible y se demoran semanas o meses buscando una solución. En este punto la mejora que puedo implementar es devolver el proyecto a la fase de inicio para que se vuelva a gestionar un acta de constitución nueva con un alcance que sea factible, ya que esto incluiría una revisión del contrato debe ser devuelta al área de ventas que ha gestionado el proyecto con el cliente.
A nivel general y como lecciones primarias del curso, principalmente creo que me ha ayudado a entender mejor la empresa, a entender la estructura de la organización y valorar nuestros activos de proceso. En mi caso tengo la suerte de que la organización entiende la importancia de la administración de proyectos como parte importante de la estrategia de la compañía y por esto le asigna los recursos pertinentes, quedan algunas mejoras que he podido identificar y confío en que los conocimientos que he adquirido en este curso no solo me ayuden a implementar esas mejoras si no también a mejorar como profesional y que me abran puertas en el futuro.
Al igual que Eliecer pienso que las lecciones aprendidas y las buenas prácticas deben ser activos que las compañias deben de atesorar para ir mejorando los procesos, procedimientos, tecnicas y herramientas de trabajo.
ResponderEliminarEstoy de acuerdo con la idea de Eliecer sobre la importancia de las reuniones mensuales paa evaluar desempeño.
Al igual que Carlos creo las lecciones aprendidas son una escuela de nuestra vida cotidiana que nunca dejamos de aprender.
ResponderEliminarEs interesante el hecho de que con lo que hemos aprendido en el curso te ha permitido tener una mejor vision de la empresa, a veces es dificil adaptarse a una empresa dependiendo de su metodologia, sí creo que la maestria nos está ayudando a comprender mejor esto.
Me parecen muy acertadas tus recomendaciones y aunque no conozco la empresa me parece debe existir mayor fluidez y sinergia para lograr mejores rendimientos.
Muy bueno el input de Eliecer en evaluar y comparar su empresa con respecto a lo que hemos visto en clases, aunque se ve notablemente que la empresa es líder mundial y está muy bien organizada en cuanto a su cultura en proyectos, como lo menciona Eliecer aun hay muchos puntos y mejorías que realizar.
ResponderEliminarDurante el trascurso de nuestra maestría vamos a seguir viendo puntos que mejorar en nuestras empresas, esto será de mucho valor y nos permitiría eventualmente realizar proyectos de mejoría en procesos que se pueden llegar a implementar para hacer el manejo de proyectos más eficientes.
Excelente ensayo la manera como describes el proceso detallado de trabajo es sumamente interesante desde las metodología que aplican hasta las herramientas utilizadas como el software ERP. Los aspectos que consideras necesarios mejoras los tienes bastante claro, al igual que tu opino que llevar una bitácora de lecciones aprendidas para incrementar los activos de procesos y después no utilizarlos me parece un esfuerzo innecesario; es un muy buen aspecto a considerar dentro de las áreas de mejora. Por otro lado se me ocurre que es mejor que en las reuniones de análisis de resultado, que no se cada cuanto tiempo las hagas propongas que se consideren de manera de discusión los análisis mensuales de resultados y así evitas cargarte de trabajo en realizar un informe para enviar a las otras regiones.
ResponderEliminarHola, Eliecer
ResponderEliminarMe parece muy interesante la empresa que labores y me parece el área de tecnología es sumamente importante y la aplicación de las buenas prácticas son de gran ayuda. Las lecciones aprendidas son de vital importancia para este tipo de labor, para ir aprendiendo de los errores y acierto.
Con el nuevo conocimiento que iremos adquiriendo en el transcurso de la maestría será de gran ayuda para usted y su empresa porque podrás aporta aun más